Тендер на закупівлю послуг з івент-менеджменту
Назва проєкту: «Strengthening Regional Media via IFRUM subgrants»
Громадська організація «Криголам» (надалі – «Організатор») оголошує конкурсні торги (тендер) на закупівлю послуг з івент-менеджменту у межах проєкту «Strengthening Regional Media via IFRUM subgrants».
Проєкт реалізується спільно з Reporters Without Borders та Громадською організацією «ДІЇ-Україна» для реалізації проєкту «Strengthening Regional Media via IFRUM subgrants».
Ціль проєкту: посилення регіональних медіа в Україні через підтримку локальних ініціатив, спрямованих на розвиток якісної журналістики та медіаграмотності.
Предмет закупівлі:
Послуги з івент-менеджменту — планування, організація та проведення публічних заходів у межах проєкту. До обов'язків входитиме координація підрядників, комунікація з партнерами з бізнесу та громадського сектору, супровід організаційних процесів і контроль ефективного використання ресурсів для кожного івенту.
Очікуваний результат:
Якісна організація та проведення публічних заходів у межах проєкту: підготовка концепцій, логістика, координація учасників і підрядників, забезпечення комунікації з партнерами, контроль бюджету та звітність за результатами кожного заходу.
Термін виконання робіт та надання послуг: відповідно до графіку заходів проєкту (уточнюється після підписання договору).
Географія: Україна (всеукраїнська кампанія).
Цільова аудиторія проєкту: регіональні медіа, журналісти, громадські активісти, представники місцевого самоврядування.
Послуги з івент-менеджменту передбачають: розробку концепції та програми заходів, пошук і бронювання локацій, координацію підрядників (кейтеринг, технічне забезпечення, поліграфія тощо), комунікацію з партнерами та спікерами, реєстрацію учасників, логістичний супровід у день проведення, підготовку звітної документації за результатами кожного заходу.
Обов’язкові кваліфікаційні вимоги до постачальника товарів або виконавця робіт та послуг:
У тендері можуть брати участь юридичні особи та ФОП. При цьому, ФОП, які подаються на конкурс, повинні знаходитися на загальній або на спрощеній системі оподаткування (3-я група), а також мати відповідні КВЕДи на надання послуг/виконання робіт, передбачених предметом закупівлі (наприклад, 82.30 | Організація конгресів і торговельних виставок).
Документи, які підтверджують відповідність кваліфікаційним вимогам:
- Виписки з єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців;
- Копія Витягу з реєстру платників єдиного податку;
- Копія Статуту (для юридичних осіб).
Вимоги до Виконавця:
- Підтверджений успішний досвід в організації та проведенні публічних заходів (конференції, форуми, воркшопи, мітапи тощо);
- Опис або посилання на приклади проведених заходів за останні два роки (не менше 3-х прикладів);
- Цінова пропозиція (оформлена відповідно до формату, зазначеного нижче);
- Контакти представників трьох попередніх партнерів за останні два роки.
Що має входити в тендерну заявку?
- Тендерна пропозиція у формі комерційної пропозиції, офіційного листа, іншій формі;
- Документи, які підтверджують відповідність технічним та кваліфікаційним вимогам (див. «Вимоги до Виконавця»);
- Копії реєстраційних документів.
Формат цінової пропозиції:
Цінова пропозиція оформлюється у вигляді таблиці з наступною структурою:
| № п/п | Найменування | Кіл-ть | Од. вим. | Ціна за одиницю, грн | Сума, грн |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Планування, організація та проведення публічних заходів у межах проєкту. До обов'язків входитиме координація підрядників, комунікація з партнерами з бізнесу та громадського сектору, супровід організаційних процесів і контроль ефективного використання ресурсів для кожного івенту. | 7 | місяць | ||
| Загалом | |||||
Ціни вказуються без ПДВ (для платників єдиного податку — із зазначенням групи та ставки). Сума прописом обов'язкова.
Також, просимо додати до Вашої тендерної пропозиції будь-які інші документи, що на Вашу думку можуть бути корисними для оцінки пропозиції (наприклад, рекомендаційні листи тощо).
До тендерної пропозиції включаються скановані копії документів, завірених підписом учасника, а якщо учасником є юридична особа, то печаткою та підписом уповноваженої особи. До тендерної пропозиції повинні додаватись документи, які посвідчують право такої уповноваженої особи підписувати тендерну пропозицію (наказ про призначення керівника або довіреність).
Надані копії документів мають бути розбірливими та якісними. Відповідальність за достовірність наданої інформації у своїй тендерній пропозиції несе учасник.
Строк дії тендерної пропозиції повинен становити не менше 60 календарних днів з дати розкриття тендерних пропозицій.
У разі, якщо тендерна пропозиція надійшла після спливу кінцевого терміну приймання тендерних пропозицій, вона не приймається до розгляду без додаткового інформування учасника.
До участі в оцінці тендерних пропозицій допускаються тендерні пропозиції, які повністю відповідають умовам цього Оголошення.
Підписанням та поданням своєї тендерної пропозиції учасник погоджується з наступним:
- Участь у закупівлі пов'язаних осіб або ж змова учасників конкурсних торгів забороняється. У разі виявлення таких фактів, результати закупівлі буде скасовано або договір з відповідним постачальником буде достроково розірвано в односторонньому порядку з поверненням всього отриманого таким постачальником за договором та відшкодуванням збитків завданих Організатору.
- Весь обсяг майнових прав на текстові, візуальні, фото або інші матеріали належать Організатору.
Тендерні пропозиції приймаються за адресою: [email protected]
У темі листа слід обов’язково вказати назву проєкту, для якого проводиться тендер.
Кінцевий термін приймання тендерних пропозицій від учасників:
до 6 квітня 2026 року, 23 год. 59 хв за київським часом.